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(Partie 6 du dossier consacré à l’auto-publication, faisant suite à « L’auto-publication : partie 5 (création de votre livre en version papier) ».

Dans cette sixième partie du dossier relatif à l’auto-publication, je vous propose de passer à une phase relativement pénible de l’aventure de l’auto-publié : les démarches administratives.

Comme d’habitude, je pars du principe que vous avez lu et suivi toutes les parties précédentes de ce dossier, notamment celle qui concerne les ISBN (autre question administrative déjà traitée en amont, sur laquelle je ne reviendrai pas ici… :)).

Alors que votre livre est en cours de publication, dans sa version numérique et /ou papier, il est en effet important de vous occuper de deux aspects : le dépôt légal du livre et la récupération d’un n° ITIN (dès lors que vous vendez par le biais de distributeurs ayant leur siège social aux États-Unis).

Ces deux éléments n’ont absolument rien à voir l’un avec l’autre mais ont un point commun : ils vont vous prendre du temps, de l’énergie… et certainement vous rendre fous si vous vous lancez à la recherche de la bonne procédure au petit bonheur la chance, comme nous l’avons fait dans les débuts.

Je vais donc essayer, dans un article qui s’annonce long (je vous préviens !), de vous donner les clés qui vous feront gagner du temps et vous permettront d’économiser vos nerfs. 🙂

LE DÉPÔT LÉGAL

Le dépôt légal est une modalité imposée par la loi qui vise à enregistrer auprès de la Bibliothèque Nationale de France tout ce qui est publié en France et a vocation à toucher un public (au-delà du cercle familial).
Accessoirement, c’est un moyen supplémentaire de protéger son œuvre, en disposant d’un enregistrement officiel et gratuit.

Lorsqu’on est édité traditionnellement, c’est l’éditeur qui gère ça pour vous et le problème est réglé en trois secondes.

Mais pour les auto-publiés, la question est à gérer soi-même et nous utilisons principalement deux voies pour diffuser nos livres : la publication numérique et l’impression à la demande pour une éventuelle version papier.

Les publications numériques ne sont pas considérées comme des « livres » mais sont assimilées à des « sites web » par la BNF.
Voici ce qu’elle dit pour ces supports en question :

Le dépôt légal des publications numériques en ligne ou téléchargeables ne se fait pas à l’unité mais au sein du site Web qui les diffuse. Les modalités de dépôt sont celles du dépôt légal de l’Internet, prévues par le Code du patrimoine (art. L131-2, L132-2, L132-2-1 et R132-23-1). L’éditeur n’a aucune démarche active à effectuer auprès de la BnF.

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Les modalités de dépôt sont celles du dépôt légal de l’Internet, prévues par le Code du patrimoine. L’éditeur n’a aucune démarche active à effectuer auprès de la BnF. En effet, la Bibliothèque réalise des collectes automatiques grâce à des robots. Compte tenu de la masse d’informations disponible sur l’Internet, elle procède par échantillonnage, selon des critères visant à assurer la meilleure représentativité possible de ses collections.

Dans ce premier cas, tout va donc bien !
Si vous vous contentez de vendre votre livre sous format eBook, vous n’avez rien à faire et vous pouvez passer votre chemin….

Par contre, les livres vendus en version papier ont une situation plus complexe :

• Si vous travaillez « à l’ancienne » avec un imprimeur, en procédant à un tirage dont l’objectif est commercial, avant d’essayer de vendre vos livres auprès des libraires, vous êtes concerné par la procédure du dépôt légal : vous trouverez alors toutes les informations pratiques (formulaire, déroulement, etc.) sur le site de la BNF.

• ATTENTION / TOUTE CETTE PARTIE N’EST PLUS VALABLE, SUITE A UNE NOUVELLE PRISE EN COMPTE DE L’IMPRESSION A LA DEMANDE PAR LA BNF, ET RESTE JUSTE ACCESSIBLE A DES FINS D’HISTORIQUE DE CET ARTICLE – VOIR NOUVEAUTÉ PLUS LOIN. Par contre, si vous utilisez le système de l’impression à la demande, vous allez vous retrouver dans une situation très bizarre : vous êtes plein de bonne volonté, vous voulez respecter la loi, mais… la BNF refusera d’enregistrer votre livre, sachez-le.
  En effet, la loi française n’a pas encore été mise à jour pour tenir compte de ce processus assez récent d’auto-publication qu’est l’impression à la demande… et donc l’absence de « tirage initial ».
  Vous pouvez retrouver toute l’explication de ce paradoxe sur le site du Portail du Livre, qui résume très bien l’incohérence légale qui s’offre à nous dans ce domaine.
  Vous pouvez également lire un exemple réel vécu par un auto-publié, article très complet dans lequel vous découvrirez les inconvénients de ce refus et les stratégies éventuelles à mettre en place lorsqu’on veut contourner cette difficulté et procéder quand même au dépôt légal du livre (le billet en question date un peu mais le problème est toujours d’actualité, preuve que la loi chez nous est toujours en retard sur la réalité…).

Bref, pour faire court et vous éviter de dépenser de l’encre en imprimant des formulaires inutiles, ou des timbres en envoyant des courriers qui ne servent à rien, voici ce qu’il faut retenir (dans l’état actuel de la loi, et sous réserve de modifications à venir) :

• Vous n’avez aucune démarche à accomplir pour un livre vendu sous forme numérique.

• Vous pouvez et devez procéder au dépôt légal si votre livre bénéficie d’un tirage initial suffisant pour être considéré comme mettant le titre « à la disposition d’un public qui excède le cercle de famille ».

• Vous pouvez toujours essayer de faire enregistrer votre livre imprimé à la demande, sous réserve de mentir un peu dans le formulaire d’enregistrement… sinon, il sera refusé. Je vous recommande donc de ne pas perdre votre temps !

Edit 22/08/2012 / Important !

Grâce à un de nos lecteurs, qui a eu la gentillesse de nous écrire, nous avons pu voir que la BNF prend enfin en compte l’impression à la demande en tant que mode d’édition et qu’il est désormais possible d’enregistrer les livres publiés par ce biais.

Il est donc important que vous fassiez cette démarche, puisqu’elle est obligatoire et qu’elle est enfin possible ! 🙂

Il faut pour cela passer par l’extranet de la BNF, demander à « s’inscrire à ce service », pour créer un compte qui sera validé sous 72 heures (les identifiants sont envoyés par email), puis faire la déclaration en ligne.
Cette déclaration sera ensuite à imprimer et à envoyer avec un exemplaire du livre par courrier non-affranchi (toutes les consignes sont données à l’écran, au fil de la saisie).

Voici l’exemple de la saisie de Rémoras (écran d’accueil, une fois qu’on a un compte, et écran de déclaration du titre), pour vous donner un visuel :

Voilà donc pour le dépôt légal… Passons à un autre sujet, encore plus délirant… 🙂

FISCALITÉ ET ITIN

(Edit 2015 : pour Amazon, toute la partie qui suit est désormais très simplifiée, si votre foyer fiscal se trouve en France. La simple saisie de notre n° fiscal français remplace et vous évite la procédure ITIN. Je laisse néanmoins toutes les explications, pour des auteurs francophones qui seraient fiscalisés à l’étranger.)

Voilà un sujet qui a mobilisé 50 heures de mon temps ces derniers mois et qui est le cauchemar de la plupart des auto-publiés francophones… l’ITIN.

Pour ceux qui débarquent, voici un petit état des lieux très simplifié, afin de situer le contexte :

• La plupart des plateformes de vente utilisées par les auto-publiés (et notamment celles qui vous intéressent le plus, Amazon et Smashwords) ont leur siège social aux États-Unis.

• À ce titre, elles payent leurs impôts là-bas et retiennent une partie de vos « royalties » (terme mal utilisé, il s’agit plutôt de bénéfices) afin de les reverser à l’IRS (le Trésor Public américain), même si vous payez vous-même vos impôts en France sur la base de ce que vous gagnez.
  Cette retenue est de 30% (sur les ventes effectuées sur les canaux américains, comme amazon.com) et vient grever des gains déjà souvent modestes.

• Mais… la France et les États-Unis bénéficient d’un accord fiscal qui permet de récupérer cette taxation, pour peu qu’on puisse prouver aux distributeurs qu’on utilise, comme Amazon, que l’on est bien citoyen français et que l’on s’est enregistré auprès de l’IRS (le même principe est valable pour tout un tas de pays, mais vous comprendrez que je me limite ici à notre exemple national).

L’idée est donc simple sur le papier (en réalité, suivez le guide si vous ne voulez pas vous pendre !!) :

• Il faut écrire à l’IRS pour demander ce fameux n° ITIN, qui est un n° d’identification fiscale vous enregistrant comme une personne percevant des revenus de la part d’une société dont le siège social est américain.

• Puis il faut communiquer ce n° aux distributeurs concernés, pour qu’ils vous passent dans la catégorie des vendeurs à ne plus taxer.

Mais vous vous doutez que la réalité est bien loin de tout ça !
En effet, tous les formulaires sont en anglais, les temps de réponse sont de plusieurs semaines, les accords fiscaux à lire et comprendre sont imbuvables, les infos sont contradictoires… et la plupart des auto-publiés craquent en cours de chemin, notamment ceux qui n’ont pas la chance d’être anglophones (cf la procédure donnée par Amazon KDP, où tous les liens mènent vers des rubriques IRS en anglais).

D’ailleurs, si vous vous promenez sur les forums spécialisés, vous verrez un conseil qui revient souvent : utiliser le n° ITIN d’une tierce personne ou l’inventer. Je ne vous le recommande pas ! Vous risquez plus de problèmes qu’autre chose.

Voici plutôt la bonne procédure, celle qui marche… puisque ce n° ITIN, j’ai fini par l’obtenir, et que je vais vous donner les informations nécessaires pour éviter mes propres erreurs de parcours (procédure initiée en mars et enfin bouclée en juillet) ! 🙂

1- Téléchargez et remplissez soigneusement le formulaire W-7 que vous allez envoyer à l’IRS pour demander le n° ITIN.
Vous pouvez le compléter informatiquement (pensez à bien l’enregistrer sur votre ordinateur) avant de l’imprimer pour signer et dater à la main, ce qui sera plus propre.

Parce que j’ai envie de vous épargner les casse-têtes chinois, voici la copie de ma propre demande : vous n’avez qu’à suivre le modèle et compléter les champs que j’ai indiqués en majuscules.

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2- Imprimez et remplissez à la main une lettre à en-tête d’un de vos vendeurs en ligne, prouvant que vous avez besoin de cet ITIN, puisque vous vendez par leur biais (celle d’Amazon est ici, Smashwords envoie la sienne sur demande, lorsqu’on atteint 10€ de gains, en allant dans votre espace personnel, à la rubrique des paiements).

3- Pour ce qui est des justificatifs d’identité, oubliez les extraits de naissance certifiés par votre mairie locale, ils vous reviendront dans le pif, j’en sais quelques chose !

Utilisez uniquement des pièces comprenant des photos d’identité, même si la documentation officielle parle d’autre chose : il en faut deux en l’absence de passeport.
Si vous le pouvez, le passeport est idéal car il s’auto-suffit.

4- Vous allez ensuite devoir faire certifier l’authenticité des copies des pièces d’identité en question : en France, seuls les ambassades, consultats et certains tribunaux particuliers ont le pouvoir de certifier les documents copiés, selon les normes de l’IRS.

J’ai personnellement choisi le consulat américain de Toulouse : un rendez-vous, 50€ par pièce certifiée (d’où l’intérêt du passeport, plutôt que pièce d’identité + permis de conduire), et la production d’un document authentifié par le consul, qui est à joindre au dossier.

5- Le dossier complet terminé sera donc le suivant : formulaire W7 correctement rempli, copie des pièces d’identité authentifiées et lettre du vendeur en ligne.

Le tout est à renvoyer dans une enveloppe suffisamment affranchie à l’IRS, à l’adresse suivante :

Internal Revenue Service
Austin Service Center
ITIN Operation
P.O. Box 149342
Austin, TX 78714-9342
États-Unis d’Amérique

6- Il vous reste maintenant à attendre au minimum quatre semaines, en croisant les doigts et en espérant ne pas avoir raté une case !

Mais vous n’en avez pas fini ! 🙂

Lorsque l’IRS finira par vous envoyer votre n° ITIN (et je vous souhaite de l’obtenir du premier coup, sans demande complémentaire), il vous faudra alors en informer les vendeurs qui ont besoin de l’ITIN pour annuler votre taxation de 30%.

Voilà la procédure en question :

1- Téléchargez cette fois le formulaire W-8BEN, que vous trouverez ici pour Amazon (version spéciale, avec deux lignes de signature en bas) et ici pour Smashwords (version de base donnée par l’IRS).
Attention, la version Amazon comporte en plus une page d’identification dans laquelle vous devez saisir votre n° de vendeur chez eux, et ils demandent expressément que tout soit rempli à la main.

Je vous propose encore une fois une copie de ma propre demande, qui est la version Smashwords (l’essentiel est identique dans tous les cas).

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2- Envoyez ce formulaire W-8BEN à chaque vendeur concerné.

Les adresses sont les suivantes pour Amazon et Smashwords :

Amazon Digital Services
Attn: Vendor Maintenance
PO Box 80683
Seattle, WA
98108-0683
États-Unis

Smashwords, Inc.
Attention Tax Compliance Dept.
15951 Los Gatos Blvd., Ste 16
Los Gatos, CA 95032 USA

3- Patientez, avec la conscience du travail bien fait ! 🙂

Pendant ce temps-là, n’oubliez pas d’aller rajouter votre n° ITIN dans les données de votre compte Create Space, si vous utilisez leurs services… ça, ça prend deux secondes.

Notez que si vous n’avez pas le courage de faire toutes ces démarches, vous pouvez aussi tout simplement accepter l’idée que 30% de vos revenus chez certains de vos distributeurs (et pas des moindres !) seront retenus à la source lorsque vous vendez sur les canaux de distribution américains.

Vous en avez donc fini avec la lecture de la partie la plus longue de ce dossier.
Comme d’habitude, n’hésitez pas à commenter, donner votre avis, partager votre propre expérience ou poser vos questions.

Dans la prochaine partie, nous parlerons des questions de statut juridique et fiscal, de nombreuses questions et angoisses existentielles circulant à ce sujet…

En espérant que cette partie 6 vous aura été utile, je vous dis donc à bientôt ! 🙂

Hélène